Databehandleraftale

Standardkontraktbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

Kunden (dig) 

(som angivet i Hovedaftalen om adgang til XpressU, jf. pkt. 1.3 nedenfor) 

(herefter ”den dataansvarlige”)

og

XpressU ApS
CVR-nr.: 39899191
Ordrupvej 112c
2920 Charlottenlund
Danmark

(herefter ”databehandleren”)

(der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”)

Har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Indhold

1. Præambel
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
3. Databehandleren handler efter instruks
4. Fortrolighed
5. Behandlingssikkerhed
6. Anvendelse af underdatabehandlere
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
8. Bistand til den dataansvarlige
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden
10. Sletning og returnering af oplysninger
11. Revision, herunder inspektion
12. Parternes aftale om andre forhold
13. Ikrafttræden og ophør
14. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

Bilag A Oplysninger om behandlingen
Bilag B Underdatabehandlere
Bilag C  Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
Bilag D Parternes regulering af andre forhold

1. Præambel

1. 1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
   2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
   3. Hosting, konvertering og support af brugers medier i forbindelse med brugen af XpressU som aftalt i den kommercielle aftale mellem Databehandleren og den Dataansvarlige (herefter ”Hovedaftalen”) behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
   4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
   5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
   6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
   7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
   8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
   9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
   10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
   11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. 1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
   2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
   3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

3. Databehandleren handler efter instruks

1. 1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
   2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

4. Fortrolighed

1. 1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
   2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

5. Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
   A: Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
   B: evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenesterC: evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
   D: en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
   Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

6. Anvendelse af underdatabehandlere

1. 1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
   2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel godkendelse fra den dataansvarlige.
   3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 14 dage varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
   4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
   5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
   6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
   7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. 

7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. 1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
   2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
   3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
      A: overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisationB: overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
      C: behandle personoplysningerne i et tredjeland
   4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
   5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

8. Bistand til den dataansvarlige

1. 1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
      A: oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
      B: oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
      C: indsigtsretten
      D: retten til berigtigelse
      E: retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
      F: retten til begrænsning af behandling
      G: underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
      H: retten til dataportabilitet
      I: retten til indsigelse
      J: retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
   2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 5.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
      A:den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
      B:den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
      C: den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
      D: den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
   3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 8.1. og 8.2.

 

9. Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. 1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
   2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
   3. I overensstemmelse med Bestemmelse 8.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
      A: karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
      B: de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
      C: de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
   4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

10. Sletning og returnering af oplysninger

1. 1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

11. Revision, herunder inspektion

1. 1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
   2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
   3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

12. Parternes aftale om andre forhold

1. 1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

13. Ikrafttræden og ophør

1. 1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for ikrafttræden af Hovedaftalen.
   2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
   3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
   4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 10.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.

14. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

1. 1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
   2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Kontaktperson Dataansvarlig

Den Dataansvarliges kontaktperson og kontaktoplysninger til denne, er den samme som angivet i Hovedaftalen.

Kontaktperson Databehandler

Databehandlerens kontaktperson og kontaktoplysninger til denne, er den samme som angivet i Hovedaftalen.
Henvendelser kan i øvrigt altid ske til support@xpressu.dk

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet med behandlingen er, at kunne stille medie- og kommunikationsplatformen XPressU til rådighed for kunden og kundens brugere, herunder at kunne kommunikere til brugere vedr. opdateringer af systemet, nyheder og kontakt med kunden ift support m.v.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Databehandleren stiller et system til rådighed for den dataansvarlige, som muliggør opbevaring, deling og sammensætning af præsentationer, herunder video-, billedmateriale og PowerPoint-præsentationer. Systemet gør det muligt for brugere at oprette, redigere, opdatere og dele indhold med både interne og eksterne brugere. Løsningen anvendes blandt andet til e-learning og relaterede undervisningsaktiviteter.

 

Behandlingen af personoplysninger omfatter primært almindelige oplysninger såsom navn, e-mailadresse og kontaktoplysninger på brugerne af systemet. Der føres desuden statistik over brugen.

 

Databehandleren behandler udelukkende personoplysninger i overensstemmelse med den dataansvarliges instruks og sikrer, at de nødvendige tekniske og organisatoriske foranstaltninger er implementeret for at beskytte de behandlede oplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

Om kundens medarbejdere behandles almindelige oplysninger, herunder navn, email, kontaktoplysninger.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

Kundens medarbejdere og Kundens medlemmer.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandlingen er ikke tidsbegrænset, hvorfor databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige under hele aftalens varighed.

Bilag B Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

NAVN	CVR	ADRESSE	BESKRIVELSE AF BEHANDLING
Visma e-conomic A/S	29403473	Gærtorvet 3, 1799 København V	Fakturering
Intercom R&D Unlimited Company	IE VAT IE3273393EH	Saint Stephen's Green 124, , Dublin	Support og kommunikation med slutbruger
Microsoft Azure	Momsnr. DK20812842	Microsoft Ireland Operations Ltd, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, 018 P521, Irland	Lagring og servicering af krypteret data for XpresUMicrosoft GDPR
CloudConvert	Sales Tax Act (Umsatzsteuergesetz): DE316913979	Lunaweb GmbH Nördliche Münchner Straße 47 DE-82031 Grünwald GermanyCommercial register: Amtsgericht MünchenRegister entry: HRB 238086	Konvertering af medier

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

 

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Der henvises til Bestemmelsernes pkt. 6.3.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren stiller XpressU til rådighed for den dataansvarlige, og behandler som led i den dataansvarliges brug af XpressU, personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

Behandlingen omfatter en mindre mængde personoplysninger, dvs. primært navn og kontaktoplysninger mhp. administration af supportopgaver. Ingen af disse oplysninger er omfattet af GDPR art. 9 eller på anden måde særligt fortrolige. Der gemmes desuden statistik for brug af XpressU.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

Data psedonymiseres ikke, men der sendes krypteret mellem backend og frontend, og der er implementeret tidssvarende sikkerhedsforanstaltninger omkring platformen iøvrigt.

Der er implementeret en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.  Systemet anvender kryptering både ved overførsel og opbevaring af data for at beskytte mod uautoriseret adgang. Der er etableret adgangskontrol for at sikre, at kun autoriserede brugere har adgang til det relevante materiale, og at deres handlinger kan spores. Regelmæssige sikkerhedsopdateringer og systemvedligeholdelse gennemføres for at sikre, at systemet er modstandsdygtigt overfor sikkerhedstrusler.  Brugeroplysninger, herunder navn, email og statistisk brugermønster, opbevares i et sikkert system med passende adgangsrestriktioner. Der er også implementeret backup- og gendannelsesprocedurer for at sikre dataens tilgængelighed og integritet i tilfælde af systemfejl eller uforudsete hændelser. Systemet er designet til at modstå potentielle angreb og kan hurtigt genoprette sig efter nedbrud, hvilket sikrer kontinuerlig drift.

• Der er etableret rutinemæssigt backup af data, herunder support på serveren.
• Vi har løbende opdateringer og gennemgang af optimering af server forhold.
• Der er ikke adgang til personoplysninger uden login med two factor til XpressU Admin eller Intercom software.
• Data er krypteret.
• Data lagres i Microsoft Azure database forhold, med de tilråede indstillinger.
• Microsoft og Intercoms datacentre, som sikres iht. deres sikkerhedsprocedurer.
• XpressU's medarbejdere har ingen persondata liggende på computeren, udeover adgang til Email, Microsoft Azure og Intercom.
• Der er standard weblog på Azure server og vi tracker selv brugsadfærd.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 8.1 og 8.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

XpressU yder bistand i rimeligt omfang. Ved bistand udover sædvanligt og forholdsvis begrænset omfang forbeholdes at afregne for medgået tid i henhold til XpressUs sædvanlige timetakster.

 XpressU gør opmærksom den Dataansvarlige opmærksom på ethvert konstateret databrud og yder herefter bistand i rimeligt omfang. Ved bistand udover sædvanligt og forholdsvis begrænset omfang forbeholdes at afregne for medgået tid i henhold til XpressUs sædvanlige timetakster. XpressU kontakter aldrig tilsynsmyndigheden uden forudgående aftale herom med den Dataansvarlige. Databehandleren skal inden for 48 timer give underretning til den dataansvarlige om sikkerhedsbrud.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Oplysninger tilknyttet den enkelte bruger, slettes automatisk 30 dage efter opsigelse af abonnement.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger finder på tidspunktet for aftalens indgåelse sted på nedenstående lokaliteter. Ændringer hertil kan alene finde sted uden den Dataansvarliges samtykke, såfremt sådanne flytninger ikke medfører en forøget databeskyttelsesretlig risiko, dvs. såfremt en flytning finder sted indenfor samme land eller f.eks. indenfor EU/EØS, så vil denne som udgangspunkt kunne ske uden forudgående samtykke fra Den Dataansvarlige, hvorimod flytning fra f.eks. USA til et andet tredjeland ikke vil kunne ske uden sådant forudgående samtykke:

Navn	Lokalitet for behandling	Behandlingsaktivitet
Visma e-conomic A/S	Gærtorvet 3, 1799 København V	Fakturering
Intercom	San Francisco 55 2nd Street, 4th Floor, San Francisco, CA 94105	Support og kommunikation med slutbruger
Microsoft Azure	Evert van de Beekstraat 354, 1118 CZ Luchthaven Schiphol, Noord-Holland, Netherlands.	Afvikling af software og behandling af data
CloudConvert	Lunaweb GmbH Nördliche Münchner Straße 47 DE-82031 Grünwald GermanyCommercial register: Amtsgericht MünchenRegister entry: HRB 238086	Konvertering af medier

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Databehandleren er instrueret i at overføre personoplysninger til følgende land(e) uden for EU/EØS / internationale organisation(er): USA / Intercom.

Behandlingen og overførslen foretages i disse tilfælde i henhold til EU-U.S. Data Privacy Framework, ligesom Intercom har implementeret EU Standard Contractual Clauses (SCCs) for selskabets øvrige datterselskaber med henblik på at sikre en bred overholdelse af databeskyttelsesretten.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

 

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige foretager inspektion ved, at fremsende spørgeskema til databehandleren, som databehandleren skal besvare med henblik på at fastslå databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren foretager inspektion ved enten at fremsende spørgeskema til underdatabehandleren, som underdatabehandleren skal besvare, med henblik på at fastslå underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.